Comment mettre en conformité ses conditions générales, sa politique de confidentialité et sa politique cookies ?

 

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La protection des données personnelles des internautes reste un enjeu majeur pour toutes les start-ups qui disposent d’un site web. Pour mettre en conformité vos conditions générales, votre politique de confidentialité et votre politique de cookies, il s’avère utile de vous faire accompagner par un avocat spécialisé dans les start-ups. Il existe en effet une réglementation relative à la protection des données à caractère personnel que vous devez nécessairement respecter. Ces obligations sont imposées aux professionnels par le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).

 Le cabinet HASHTAG Avocats vous propose un accompagnement sur mesure et adapté à vos besoins en matière de mise en conformité de votre site internet.

Quels sont les documents indispensables au lancement du site internet de votre startup ?

 La seule présence de mentions légales sur votre site internet de vente de services ou de produits ne suffit pas pour être en conformité avec la réglementation en vigueur. Toutes les start-ups qui disposent d’un site internet et qui collectent des données personnelles des utilisateurs sont obligées de rédiger et de rendre accessible sur leur site certains documents. Il s’agit des mentions légales, des conditions générales d’utilisation et de vente (CGUV), de la politique de confidentialité et de la politique de cookies.

Les mentions légales

Les startups qui offrent des services en ligne doivent nécessairement rédiger et faire figurer sur leur site internet des mentions légales. Ces informations permettent aux utilisateurs de vous reconnaître comme éditeur du site. Elles leur permettent d’entrer en contact avec vous en cas de nécessité. Le contenu des mentions légales diffère en fonction du type d’activité (activité libérale, artisanale ou commerciale) que vous exercez et de la structure juridique que vous avez préférée (société commerciale ou statut d’entrepreneur individuel). Pour les rendre facilement accessibles, il est conseillé de les intégrer en bas ou en haut de la page d’accueil.

Le cabinet HASHTAG Avocats vous propose la rédaction de mentions légales conformes aux normes applicables tout en restant adaptées à vos besoins.

Les conditions générales d’utilisation et de vente

Les CGUV sont considérées comme la base des relations entre les start-ups et leurs clients. Certaines informations doivent nécessairement figurer dans ce document. Tout comme les mentions légales, les CGUV dépendent aussi de votre statut et de votre secteur d’activité. Il est donc important de vous renseigner en amont auprès d’une startup avocat.

La politique de confidentialité

Pour mener à bien votre activité en ligne, vous allez devoir recueillir et traiter certaines informations à caractère personnel. C’est le cas par exemple lorsqu’un internaute bénéficie de votre service en ligne ou effectue un achat. Pour cela, vous devez nécessairement rédiger une politique de confidentialité. Ce document permet aux utilisateurs de savoir comment vous traiter leurs informations personnelles.

Il est nécessaire de s’entourer de conseillers, tel que le cabinet HASHTAG Avocats, afin d’obtenir une politique de confidentialité conforme au droit en vigueur.

La politique de cookies

Les cookies sont sous la forme de petits fichiers qui sont enregistrés de façon automatique sur le disque dur de l’utilisateur. Ces éléments permettent d’identifier facilement l’internaute. Ces fichiers peuvent être installés par le site web lui-même ou par les plateformes de réseaux sociaux et des sociétés de technologie. Les cookies sont utilisés par la majorité des sites internet à des fins diverses. On distingue trois catégories de cookies :

  •  les cookies de fonctionnalités : ils permettent d’optimiser le fonctionnement du site internet en favorisant une navigation plus fluide.
  • les cookies statistiques : il s’agit des cookies de mesure d’audience qui recueillent des informations sur la manière dont les internautes utilisent le site.
  • les cookies publicitaires : ils permettent de recueillir des informations sur les internautes afin de leur proposer des publicités ciblées.

Pour garantir la sécurité des internautes à travers la protection de leurs données personnelles, l’usage des cookies est strictement encadré par les recommandations de la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés), la directive E-Privacy et surtout le RGPD. Toutes les start-ups qui disposent d’un site internet doivent donc élaborer une politique de cookies. Celle-ci permet aux utilisateurs d’en savoir plus sur le fonctionnement des cookies et de les paramétrer en cas de nécessité.

Le cabinet HASHTAG Avocats vous propose de rédiger votre politique de cookies pour votre site internet avant le lancement de votre activité.

Comment avoir des CGUV de son site conforment à la réglementation ?

 Pour que le document portant CGUV soit conforme à la réglementation en vigueur, il doit comporter certaines informations. Ce document comprendra deux parties : les conditions générales d’utilisation (CGU) et les conditions générales de vente (CGV).

Les conditions générales d’utilisation

En ce qui concerne les CGU, elles doivent préciser l’objectif du site internet et fournir des informations sur les services proposés. Avec votre avocat pour start-up, vous obtiendrez une description assez large afin de ne pas avoir à modifier votre document à chaque évolution de votre site. Les droits et les obligations de l’utilisateur et de l’éditeur doivent figurer dans ce document. Les conditions d’utilisation d’un espace de libre échange ou du forum doivent être aussi incluses dans les CGU. Vous pouvez limiter votre responsabilité pour ne pas être tenu responsable lorsqu’un utilisateur publie par exemple des propos injurieux. Ce document doit également préciser les modalités de règlement des litiges ainsi que la responsabilité limitée de l’éditeur en ce qui concerne les liens hypertextes.

Les conditions générales de vente

Concernant les CGV, elles permettent d’encadrer vos relations commerciales avec vos clients. Le prix, les modalités de paiement, le service après-vente, les frais et délais de livraison ou autres sont des informations qui doivent figurer dans les CGV. Vous devez éviter de faire du plagiat, car cela est sanctionné par le droit de la propriété intellectuelle. Vous devez aussi tenir compte de la loi Egalim et la loi Hamon lors de l’élaboration de ce document.

Pour que les CG aient une valeur légale, elles doivent être acceptées par l’utilisateur au moment d’entrer sur le site. Vous pouvez matérialiser cette acceptation par une case à cocher. À chaque modification des CG, vous devez veiller à faire accepter les nouvelles modifications aux internautes.

 La rédaction de CGV ou de CGU doit être adaptée à votre domaine d’activité, dans cet objectif vous devez vous entourer d’avocats spécialisés tel que le cabinet Hashtag Avocats.

Quelles sont les actions à mener pour avoir une politique de confidentialité conforme ?

 Pour rester en conformité avec le RGPD, votre politique de confidentialité doit être concise, transparente et compréhensible. Cela permettra aux utilisateurs de connaître à quelle fin leurs données sont collectées ainsi que la méthode de traitement de ces données et garantira un climat de confiance avec ceux-ci. Une politique de confidentialité conforme au RGPD doit contenir :

  • l’identité et les coordonnées du responsable et de l’organisme du traitement des données ;
  • le but de la collecte des données ;
  • les bases légales qui vous autorisent à collecter des données à caractère personnel ;
  • l’identité des organismes ou des personnes susceptibles d’accéder aux données (associations, sous-traitants, responsables informatiques ou autres) ;
  • la durée de conservation des données et les conditions de suppression ;
  • les droits pour les utilisateurs concernés (droit d’accès, de modification ou de suppression) ;
  • les coordonnées du délégué à la protection des données choisi pour assurer la protection des données ;
  • les droits de réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

En dehors des mentions obligatoires, il y a des informations facultatives que vous pouvez intégrer avec l’aide de votre avocat pour startup. Elles varient en fonction des cas.

Dans l’hypothèse où vous avez des doutes sur la conformité de votre politique de confidentialité, le cabinet Hashtag Avocats vous propose des audits sur vos documents existants.

Comment mettre en place une politique de cookies conforme au RGPD ?

Les cookies permettent de tracer les internautes. Ils peuvent donc contenir des données à caractère personnel. Votre politique de cookies doit donc déclarer :

  • les types de cookies qui sont configurés ;
  • les catégories des données personnelles collectées ;
  • la finalité de cette opération ;
  • la destination des données collectées et bien d’autres.

Vous devez donc informer les internautes par l’intermédiaire d’une bannière accessible sur la page d’accueil. Pour que votre politique soit conforme, il faudra offrir aux utilisateurs la possibilité de les refuser ou de les paramétrer. Il faut noter que tous les cookies ne nécessitent pas le consentement de l’utilisateur. Vous pouvez recourir à un avocat start-up à Paris pour en savoir davantage.

La cabinet HASHTAG Avocats peut également vous proposer un audit sur la conformité de votre politique de cookies avec le RGDP.

Pourquoi se faire accompagner par un avocat pour startup ?

Il n’est pas toujours facile de pouvoir répondre à toutes les obligations relatives à la protection des données personnelles. La réglementation RGPD est vaste et très complexe. Le vocabulaire est technique et les sanctions en cas de non-respect de cette réglementation sont très sévères. Vous avez donc tout intérêt à vous faire accompagner par un avocat spécialisé dans les start-ups à Paris. Ce professionnel vous aidera à identifier et à comprendre vos droits et vos obligations en tenant compte de la structure juridique de votre entreprise et de votre secteur d’activité. Il va également vous aider dans la rédaction des documents obligatoires, notamment la politique de confidentialité et la politique de cookies. Il vous indiquera les erreurs à ne pas commettre.

Vous avez lancé un nouveau site web ?

N’oubliez pas de vérifier qu’il est conforme au RGPD. Les avocats du cabinet HASHTAG Avocats spécialisés dans les startups peuvent vous accompagner.

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