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RGPD : la tenue du registre des activités de traitement

RGPD : LE REGISTRE DES ACTIVITÉS DE TRAITEMENT

Le registre des activités de traitement permet de recenser le traitement des données et d’identifier précisément, les parties prenantes intervenant dans le traitement des données ainsi que les catégories de données traitées.

Le registre des activités de traitement permet de répondre à l’obligation prévue par l’article 30 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). En effet, l’obligation de tenir un registre des traitements concerne tous les organismes, publics comme privés, et quelle que soit leur taille, dès lors qu’ils traitent des données personnelles.

Ainsi, la tenue du registre peut s’avérer être un véritable outil de pilotage de conformité RGPD.

Le contenu du registre des activités de traitement selon les informations de la CNIL

L’article 30 du RGPD prévoit des obligations spécifiques pour le registre du responsable de traitement de données personnelles et pour le registre du sous-traitant. Ainsi, deux catégories d’activités doivent être distinguées si l’organisme agit à la fois en tant que sous-traitant et responsable de traitement. Dans cette hypothèse, la CNIL recommande de tenir deux registres.

Concernant le registre du responsable du traitement des données à caractère personnel, ce dernier doit recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par l’organisme. En pratique, une fiche de registre doit donc être établie pour chacune de ces activités. Elle doit comporter certains éléments comme le nom et les coordonnées du responsable conjoint du traitement ; les finalités du traitement ; les catégories de données personnelles ; les délais prévus pour l’effacement des différentes catégories de données

Concernant le registre du sous-traitant du responsable du traitement, ce dernier doit recenser toutes les catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte des clients.

Ce registre doit notamment comporter le nom et les coordonnées de l’organisme ou, le cas échéant, du représentant, si l’organisme n’est pas établi dans l’Union européenne, et du délégué à la protection des données si l’organisme en dispose d’un. Des éléments supplémentaires doivent être également être présentés pour chaque catégorie d’activité effectuée pour le compte de clients.

La tenue du registre des activités de traitement

 Il se présente sous une forme écrite, son format est libre et peut être constitué au format papier ou électronique. La CNIL propose un modèle de registre de base (format ODS) destiné à faciliter le traitement de données des petites structures.

Trois étapes sont à respecter pour sa constitution, à savoir, rassembler les informations disponibles ; élaborer la liste des traitements et identifier et analyser les risques qui peuvent peser sur les traitements de données mis en œuvre et élaborer un plan d’action de mise en conformité au RGPD.

Le registre doit être mis à jour régulièrement au gré des évolutions fonctionnelles et techniques des traitements de données.

Les organismes du secteur public sont tenus de communiquer le registre à toute personne qui en fait la demande, tandis que les organismes privés (non chargés d’une mission de service public) ne sont pas tenus de communiquer le registre au public. Néanmoins, ils peuvent, s’ils l’estiment opportun, le communiquer aux personnes qui en font la demande.

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