Ce qu'il faut retenir
- Une commande passée par un salarié non habilité peut être contestée ou non selon les circonstances et la manière dont le fournisseur pouvait percevoir ses pouvoirs.
- Le salarié sans qualité de dirigeant peut engager l'entreprise dans le cadre de sa mission habituelle (achats ou ventes de son périmètre normal), mais pas au-delà.
- La théorie de l'apparence peut rendre la commande opposable si le salarié semblait légitimement habilité et si le fournisseur n'avait aucune raison de douter de ses pouvoirs.
- Une commande manifestement hors périmètre, d'un montant inhabituel, joue moins favorablement pour le fournisseur qui aurait eu des raisons de vérifier les pouvoirs.
- L'entreprise peut ratifier la commande de façon expresse ou tacite (paiement d'un acompte, réception sans réserve) ; des délégations écrites préviennent ces engagements non souhaités.
Un salarié a passé une commande ou signé un bon de commande sans disposer des pouvoirs nécessaires en interne. L'entreprise souhaite contester cet engagement. Peut-elle invoquer l'absence d'habilitation du salarié pour se dégager de la commande ? La réponse dépend des circonstances et de la manière dont le fournisseur pouvait raisonnablement percevoir les pouvoirs de ce salarié.
Le principe : la représentation par les dirigeants
En droit des sociétés, le représentant légal de la société (président, gérant, directeur général) engage la société vis-à-vis des tiers dans la limite de l'objet social. Les limitations de pouvoirs prévues dans les statuts ou dans des délégations internes ne sont pas opposables aux tiers de bonne foi qui ne les connaissaient pas.
Pour un salarié sans qualité de dirigeant, la question est différente : il peut engager l'entreprise dans le cadre de sa mission habituelle, mais pas au-delà. Un acheteur, par exemple, engage l'entreprise sur des achats relevant de son périmètre normal. Un commercial engage l'entreprise sur les conditions de vente qu'il est habitituellement autorisé à consentir.
La théorie de l'apparence
Le fournisseur qui contracte avec un salarié peut se prévaloir de la théorie de l'apparence si ce salarié lui a semblé disposer des pouvoirs nécessaires, et si cette apparence était légitime compte tenu des circonstances. Si le salarié avait l'habitude de passer ce type de commande, si sa fonction laissait penser qu'il était habilité, et si le fournisseur n'avait aucune raison de douter de ses pouvoirs, la commande peut être valablement opposée à l'entreprise même en l'absence d'habilitation formelle.
En revanche, si la commande était manifestement hors du périmètre habituel du salarié, d'un montant inhabituel ou si le fournisseur avait des raisons de vérifier les pouvoirs de son interlocuteur, la théorie de l'apparence joue moins favorablement pour le fournisseur.
La ratification
Même si le salarié n'était pas habilité, l'entreprise peut ratifier la commande, c'est-à-dire l'approuver après coup. Cette ratification peut être expresse (accord écrit) ou tacite (exécution de la commande, paiement d'un acompte, réception des marchandises sans réserve). Une entreprise qui commence à exécuter la commande sans formuler de réserves sur les pouvoirs du signataire a de fortes chances d'être considérée comme l'ayant ratifiée.
Les bonnes pratiques préventives
Pour prévenir ces situations, les entreprises ont intérêt à définir clairement les seuils d'engagement et les procédures d'approbation interne, et à informer leurs fournisseurs et prestataires des règles de validation applicables. Une organisation claire des délégations de pouvoir, formalisée par des délégations écrites, réduit le risque d'engagements non souhaités pris par des salariés sans habilitation suffisante.
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