L’ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020 a été mise en œuvre afin de modifier certaines règles qui encadrent le droit des sociétés en s’adaptant au contexte actuel impacté par la Covid-19.
Ce texte prévoit plusieurs mesures qui ont été prorogées par le décret du 29 juillet 2020 jusqu’au 30 novembre prochain.
Cela s’applique à toutes les personnes morales et les entités dépourvues de personnalité morale de droit privé comme les sociétés commerciales ou civiles ou encore les associations.
Ces textes permettent aux associés de tenir des assemblées générales à huis clos, de recourir à des moyens audiovisuels ou téléphoniques mais également d’informer les associés de la tenue d’assemblée générale de manière dématérialisée.
Concernant l’assemblée à huis clos, celle-ci peut être convoquée sans que tous les associés soient présents physiquement dès lors que l’assemblée est convoquée en un lieu affecté à la date de la convocation ou à celle de la réunion par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires. Les associés pourront alors voter à distance ou y participer par téléphone ou par conférence audiovisuelle malgré toute clause statutaire contraire.
Concernant les conférences téléphoniques ou audiovisuelles, il est nécessaire de pouvoir identifier les participants et obtenir leurs voix pour le vote ainsi que la retransmission continue simultanée des délibérations. Ainsi, il faut permettre aux associés de participer correctement à l’assemblée générale. Néanmoins, la consultation écrite reste autorisée quel que soit l’objet de la décision si les règles encadrant la forme sociale de la société le prévoient, tout en assurant la collégialité des décisions.
Par conséquent, il faut convoquer les associés en les informant par tous moyens de la tenue de l’assemblée générale au moins trois jours ouvrés avant la date de l’assemblée. En principe, pour les sociétés cotées, il faut absolument convoquer les actionnaires par voie postale, néanmoins, en raison de la crise sanitaire, il est possible d’y déroger.
De plus, pour toute demande d’information par les associés, il faudra communiquer son adresse électronique pour pouvoir recevoir l’information demandée. De même, si d’autres personnes sont convoquées tels que les commissaires aux comptes, ils doivent être informés des conditions dans lesquelles sera tenue l’assemblée.
